Gmail: Reduser kostnadene til en tredjedel

I disse finanskrisetider ser flere og flere selskaper på enhver mulighet til å redusere kostnader. En av de enkleste måtene å oppnå betydelige kostnadsreduksjoner er å endre måten selskapet håndterer e-post. Den klart rimeligste løsningen er Googles Gmail, viser en nylig publisert rapport fra det uavhengige rådgivningsselskapet Forrester.

Hva koster det å drifte en e-postkonto? Det kan se ut som om et enkelt spørsmål med et enkelt svar, men ifølge Forrester viser det seg at et stort antall selskaper ikke har peiling på kostnadene.

En nylig offentliggjort rapport, «Should Your e-mail Live In The Cloud? A Comparative Cost Analysis», tar for seg hele kostnadsbildet for både internt drevne og eksternt drevne e-postløsninger. For mange er det kanskje ikke overraskende at Googles epost-tjenester kommer klart best ut, men de fleste vil nok bli overrasket over hvor klar ledelse Google har over en hvilken som helst konkurrerende løsning.

Forrester tok for seg 50 større selskaper for å undersøke hvordan de behandlet e-post, kontakter og kalendertjenester. De diskuterte også ulike valgmuligheter med 21 tjenesteleverandører, og utarbeidet kostnadsestimater for tjenestene.

Et av funnene i undersøkelsen var at selskapene ikke var klar over kostnadene knyttet til e-post og tilliggende tjenester. Forresters tall viser at selskapene i gjennomsnitt brukte $25.18 per måned per e-postkonto (omtrent NOK 176), mens tilsvarende løsning med GMail var $8.47 per måned per e-postkonto (omtrent NOK 61), det vil si at det er mulig å redusere kostnadene til cirka en tredjedel.

En av grunnene til at det var vanskelig å estimere kostnadene var at de ofte var delt mellom ulike kostnadssteder. Programvarelisenser kunne være en del av de ulike avdelingenes budsjetter, mens kostnader til drift av løsningene oftest lå i IKT-avdelingen. Ofte ble også e-postløsningene kjørt på eldre avskrevet maskinvare som ikke var tatt med i beregningene.

Til tross for problemene med å måle kostnadene, var de fleste selskapene klar over at e-post etter hvert har blitt en betydelig kostnadsfaktor. Dette har to grunner: spam og ondsinnet programvare. Omtrent halvparten av selskapene vurderte å legge løsningene til en tjenesteleverandør umiddelbart fordi kostnadene stadig økte, mens ytterligere 30% vurderte det samme som en del av en oppgraderings- og konsolideringsprosess.

Den største årsaken til de nye planene var den uendelige og kostbare kampen mot spam og ondsinnet programvare. Omtrent halvparten vurderte også hybride løsninger hvor de kunne utnytte eksterne tjenester til å filtrere e-post inn og ut av de interne e-postløsningene og på denne måte redusere arbeidet med evig og hyppig oppdatering av programvare. 30% var tilbøyelig til å gå for full «outsourcing» av tjenestene uansett for å eliminere hele problemstillingen.

De to eksemplene på rene nettskytjenester («Cloud Services»), Microsofts Exchange Online og Google Apps for Business, viste at Googles løsning var den klart mest kostnadseffektive med sin forbausende lave abbonnementspris og fordi den tilbys som en ren web-applikasjon som ikke krever noen lisensiert klientprogramvare.

Google har også den fordel at et økende antall brukere etter hvert føler seg ganske komfortable med å bruke web-applikasjoner privat og e-post kjørt gjennom en nettleser føles derfor ganske naturlig og enkelt.

Kilde: Ars Technica