Praktisk kostnadsreduksjon med Gmail

Vi i Data-avisen har sett litt nærmere på hvordan virksomheter i offentlig og privat sektor kan redusere sine kostnader ved å gå over til Googles e-postløsning, Gmail, basert på tall fra det uavhengige rådgivningsselskapet Forresters nylig publiserte rapport “Should Your e-mail Live In The Cloud? A Comparative Cost Analysis”.

Rapporten har følgende nøkkeltall:

Gjennomsnitt per måned per e-postkonto: NOK 176
GMail per måned per e-postkonto: NOK 61

I Norge har vi følgende prismodell for bruk av Gmail og tilliggende applikasjoner (Se: Google Apps)

Gmail Profesjonell utgave: NOK 270 per år; dvs. NOK 22,50 per måned
Gmail Utdanningsutgave: Gratis

Ut fra nøkkeltallene og de norske prisene kan vi utlede:

Pris Gmail Profesjonell utgave totalt med drift:	NOK 61,00
Pris Gmail Profesjonell utgave:	NOK 22,50
Drift* av Gmail:	NOK 38,50

* Drift i denne sammenheng omfatter alle kostnader knyttet til vedlikehold av registere som opprettelse og sletting av brukere, spørsmål og klager fra brukere mm. Ved bruk av Gmail faller kostnader til servere, drift, backup, oppdatering, feilretting, spam- og malwarefiltrering, kostbare lisenser mm. bort.

Grunnen til at vi beregner hva drift av Gmail ifølge Forrester koster er at offentlige virksomheter for deler av virksomheten kan kjøre Gmail gratis. Dette gjelder den såkalte utdanningsutgaven som ifølge Google er: «Tilgjengelig for anerkjente barnehager/grunnskoler, høyskoler og universiteter som driver uten fortjeneste». For disse virksomhetene vil kostnadene bli:

Eksempel 1: 1000 brukere av utdanningsutgave (Skoler, barnehager):

I dag: 1000 brukere per år: NOK 176.000 x 12 =	NOK 2.112.000
Gmail: 1000 brukere per år: NOK  38.500 x 12 =	NOK   462.000
Gevinst:	NOK 1.650.000

Eksempel 2: 1000 brukere i offentlig og privat sektor (Gmail Profesjonell):

I dag: 1000 brukere per år: NOK 176.000 x 12 =	NOK 2.112.000
Gmail: 1000 brukere per år: NOK  61.000 x 12 =	NOK   732.000
Gevinst:	NOK 1.380.000

For skoler og barnehager vil en også kunne vurdere en mer radikal kostnadsreduksjon ved å fjerne alle Office-lisenser og kun bruke tjenestene som ligger i Google Apps. Disse inneholder blant annet e-post, kalender, tekstbehandling, regneark og presentasjonsverktøy.

En stor fordel med Google Apps er at brukerne kan bruke de samme verktøyene både hjemmefra og på arbeidsplassen via en nettleser. Lagring skulle heller ikke være noe problem da Google tilbyr 7.284627 GB per konto.

Data-avisen har erfaring med IKT i skolen og totalpakken til Google er etter vår mening mer enn god nok for bruk på dette nivået. Løsningen vil fungere like godt i skoler med Skole-Linux og i skoler hvor de bruker Microsoft Windows.

I barneskolen vil en slik løsning kunne dekke behovene fullt ut, mens på ungdomstrinnet og videregående skole vil løsningen trolig måtte suppleres med annen spesialprogramvare for enkelte fag.

For mindre bedrifter og oppstartsbedrifter hvor man ikke har bundet seg til leverandøravhengige forretningsløsninger, vil en kunne vurdere å bruke Google Apps alene, eventuelt supplert med andre web-applikasjoner som Salesforce.com o.l. Kostnadene knyttet til teknologi per bruker vil da bli forsvinnende små sammenlignet med etablerte bedrifter.

For større bedrifter og offentlig administrasjon vil det trolig ta lang tid før en kan benytte hele Googles løsning. Dette er ikke på grunn av at løsningen ikke er god nok, men på grunn av at altfor mange kritiske løsninger er tett integrert med spesielt Microsoft Office. I Gmail Profesjonell utgave inngår hele 25 GB lagringsplass per konto (og det kommer mer).

Til slutt vil vi legge til at Google Apps kan kjøres under egne domener og med tilgang til web-administrativt grensesnitt for alle brukere av domenene. Splitting av administrativt nettverk og skolenettverk er derfor ikke noe problem.

Kilde: Google Apps norske priser

Kilde: Google Apps kunder

Kilde: Ars Technica

Les også: Gmail: Reduser kostnadene til en tredjedel